Nutzerhandbuch Mietverwaltung

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Vermieter und Verwalter.

Zielgruppe: Mandanten (eingeloggte Nutzer)
Mieter arbeiten ohne Login — nur über den Link, den Sie ihnen zusenden.

Inhaltsverzeichnis

1. Erste Schritte
2. Navigation im Überblick
3. Objekt, Vermieter und Portfolio
4. Inflation, VPI und Mietanpassung
5. Neuen Mietvertrag erstellen
6. Unterschriften und Freigabe
7. Vertragstext bearbeiten und Kostenkorrektur
8. Bürgschaft und Tierhaltung
9. Mietaufhebung (Auflösung)
10. Partnerwechsel / Teil-Auszug
11. Mitmieter kommt dazu
12. Indexmieterhöhung und Vergleichsmiete § 558
13. Termine, Übergabe und Kündigungsfristen
14. Vertragsübersicht, Mail und Verlauf
15. Wohnungsgeberbestätigung (WGB)
16. Guthaben, Widerruf und Rechnungen
17. Einstellungen (E-Mail/SMTP)
18. Passwort, Konto und Datenschutz
19. Wie verschlüsselte Daten aussehen
20. Custom Features (optional)
21. Was Mieter sehen
22. Häufige Fragen
23. Feature-Checkliste

1. Erste Schritte

1.1 Konto anlegen

1. Öffnen Sie die Registrierungsseite (Kostenlos testen / Registrierung).
2. Tragen Sie Name/Firma, E-Mail und Passwort ein (mindestens 10 Zeichen).
3. Mit der Registrierung akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung.
4. Nach der Registrierung landen Sie in den Einstellungen — dort können Sie optional Ihre SMTP-Daten hinterlegen.

Hinweis: Neue Konten starten im Evaluierungsmodus. PDFs können ein Wasserzeichen „TESTNUTZUNG“ tragen, bis Credits gekauft bzw. ein unbegrenztes Guthaben aktiv ist (Nutzung inklusive). Der Plattform-Betreiber wird über neue Registrierungen per E-Mail informiert.

1.2 Anmelden

1. Öffnen Sie die Login-Seite.
2. Melden Sie sich mit E-Mail oder optionalem Benutzernamen und Passwort an.
3. Passwort vergessen? Nutzen Sie den Link Passwort vergessen (Reset-Link per E-Mail, 1 Stunde gültig).

1.3 Was Sie vor dem ersten Vertrag brauchen

2. Navigation im Überblick

Nach dem Login sehen Sie oben die Hauptleiste und daneben Mehr (Dropdown bzw. auf dem Handy „Weitere Funktionen“).

Hauptleiste

Rechts oben: aktuelles Credit-Guthaben (oder ∞) und Abmelden.

Menü „Mehr“

3. Objekt, Vermieter und Portfolio

3.1 Objekt anlegen

1. Gehen Sie zu Neuer Vertrag.
2. Unter Wohnung auswählen wählen Sie „+ Neues Objekt anlegen …“.
3. Tragen Sie Bezeichnung, Zimmer und Fläche ein → Objekt speichern.
4. Das Objekt erscheint in der Liste und kann für Verträge genutzt werden.

Beim Auswählen eines bestehenden Objekts werden gespeicherte Werte übernommen (aktuelle Kaltmiete, BK, HK, ggf. Datum der letzten Anpassung, Direktabrechnung).

3.2 Mehrere Vermieter

• Im Vertragsformular: Vermieter / Eigentümer — mehrere Personen möglich.
• + Weiteren Vermieter hinzufügen für weitere Eigentümer.
• Stellvertretung: Wer nicht selbst unterschreibt, wird durch einen anderen Vermieter vertreten; festlegen, wer den Vertrag gegenzeichnet.
• Pro Objekt können Vermieter-Vorlagen hinterlegt werden — bei neuen Verträgen werden sie vorgeschlagen.

3.3 Objekt-Portfolio

Unter Mehr → Objekt-Portfolio sehen Sie Ihre Objekte mit Belegung, Kaltmiete/BK/HK und Hinweis auf Index-/Staffelmiete. Von dort können Sie zum laufenden Vertrag springen oder Neu vermieten.

4. Inflation, VPI und Mietanpassung

Alles unter Neuer Vertrag — kein eigener Menüpunkt.

4.1 Miet-Kalkulator & VPI (Hilfsrechner)

Im Block „Miet-Kalkulator & VPI“:

1. Kaltmiete eintragen (oder vom Objekt übernehmen lassen).
2. Unter Letzte Anpassung (Monat/Jahr) den Monat wählen, seit dem die Miete gilt bzw. zuletzt angepasst wurde.
3. Das System berechnet anhand des Verbraucherpreisindex (VPI, Destatis, Basis 2020 = 100):
   - Inflationsanstieg in Prozent seit diesem Monat
   - vorgeschlagene neue Miete zum Inflationsausgleich
4. Optional manuelle Erhöhung (% eingeben → + %), um die Kaltmiete pauschal anzuheben.
5. BK- und HK-Vorauszahlungen parallel eintragen.

Der Rechner ändert nicht automatisch laufende Verträge. Er hilft Ihnen, die neue Kaltmiete vor Vertragsabschluss zu kalkulieren.

4.2 Automatische Erhöhung im Vertragstext

Weiter unten unter „Automatische Erhöhung“:

Beim Partnerwechsel und Mitmieter-Eintritt können Sie dieselbe Wahl für den Fortführungsvertrag setzen.

4.3 Unterschied Kalkulator vs. Vertragsklausel

5. Neuen Mietvertrag erstellen

5.1 Formular ausfüllen

1. Öffnen Sie Neuer Vertrag.
2. Objekt wählen oder neu anlegen.
3. Vertragsart
   - Gesamte Wohnung (Standard) oder
   - WG-Zimmer (dann Zimmer-Bezeichnung angeben, z. B. „Zimmer 1 (15 m²)“).
4. Miete / BK / HK — ggf. mit VPI-Kalkulator (Kapitel 4).
5. Laufzeit: Mietbeginn, optional Mindestlaufzeit (Kündigungsausschluss).
6. Optional Befristung nach § 575 BGB:
   - Enddatum
   - gesetzlichen Befristungsgrund wählen
   - konkrete Begründung (mindestens 20 Zeichen; Beispieltexte stehen zur Verfügung)
7. Vertragskonfiguration (Schalter):

8. Automatische Erhöhung (keine / Index / Staffel).
9. Mieteranzahl und Namen/Anrede/E-Mail vorbefüllen (optional).
10. Vermieter prüfen (Kapitel 3).

5.2 Entwurf prüfen und Vertrag erzeugen

1. Entwurf ansehen (PDF) — Vorschau, ohne Credit zu verbrauchen.
2. Vertrag & Links generieren — legt den Vertrag an und zieht 1 Credit ab (außer unbegrenztes Guthaben).
3. Pro Mieter entsteht ein persönlicher Signatur-Link.

5.3 Links an Mieter senden

1. Direkt nach dem Erzeugen oder unter Verträge → Links & Mailtext.
2. Prefill-E-Mails öffnen (Betreff und Text vorbefüllt).

Wichtig: Jeder Mieter hat einen eigenen Link. Nicht denselben Link an mehrere Personen weitergeben.

5.4 Anlagen im PDF

Zum Mietvertrag gehören u. a.:

• Vertragstext inkl. gewählter Klauseln
• DSGVO-Anlage
• Hausordnung
• ggf. Energieausweis (wenn für das Haus hinterlegt)

6. Unterschriften und Freigabe

6.1 Was der Mieter macht

1. Link aus der E-Mail öffnen.
2. Auf dem Einstiegsbildschirm Dokument öffnen klicken (Schutz vor E-Mail-Scannern; erscheint im Protokoll als „Dokument geöffnet“).
3. Vertrag lesen, Stammdaten ergänzen, digital unterschreiben.
4. Bestätigungs-E-Mail an den Mieter.

Nach der ersten Unterschrift wird der Vertragstext eingefroren (keine stillen Textänderungen mehr ohne Review-/Revision-Prozess).

6.2 Status im Überblick

6.3 Ihre Freigabe als Vermieter

1. E-Mail mit Freigabe-Link, sobald alle Mieter unterschrieben haben — oder
2. In der Vertragsliste Freigeben (wenn der Status das erlaubt).
3. Vertrag prüfen und gegenzeichnen.
4. Finales PDF an Sie und alle Mieter.

6.4 PDF prüfen vor dem Versand

Unter Verträge → Links & Mailtext oder über Entwurf/PDF in der Liste.

7. Vertragstext bearbeiten und Kostenkorrektur

7.1 Vertragstext bearbeiten (vor der ersten Mieter-Unterschrift)

Solange noch niemand unterschrieben hat:

1. Verträge → Mehr → Vertragstext bearbeiten
2. Text im Editor anpassen
3. Speichern — oder Vorlage zurücksetzen
4. Optional PDF-Vorschau

Sobald ein Mieter unterschrieben hat, ist dieser Weg gesperrt (Text ist eingefroren).

7.2 Kostenkorrektur / Neuausfertigung

Wenn Miete, BK oder HK nachträglich korrigiert werden müssen (auch nach Unterschriften):

1. Verträge → Mehr → Kostenkorrektur / Neuausfertigung
2. Neue Beträge eintragen und bestätigen
3. Das System archiviert die bisherige Fassung, setzt Unterschriften zurück und informiert die Mieter erneut
4. Im Verlauf erscheint ein Revisions-Eintrag; in der Liste ggf. Badge Rev.

8. Bürgschaft und Tierhaltung

8.1 Bürgschaft

1. Beim Mietvertrag werden pro Mieter automatisch Bürgschafts-Links mit erzeugt (eigene Tokens).
2. Unter Links & Mailtext können Sie die Bürgschafts-E-Mail getrennt vom Mietvertrag versenden.
3. Der Bürge füllt das Formular aus, lädt Ausweis und Gehaltsnachweis hoch und unterschreibt.
4. Eigenes Bürgschafts-PDF — getrennt vom Mietvertrag.

8.2 Tierhaltung

1. Schalter Zusatzvereinbarung Tierhaltung aktivieren.
2. Tierart (z. B. Katze), Anzahl, optional Namen / bei „Sonstiges“ Freitext.
3. Mieter unterschreiben über den Tierhaltungs-Link.
4. Sie freigeben über den Vermieter-Link.
5. Fertiges Zusatz-PDF an alle Beteiligten.

9. Mietaufhebung (Auflösung)

Nutzen Sie diesen Weg, wenn das Mietverhältnis insgesamt beendet wird.

9.1 Aufhebung anlegen

1. Öffnen Sie Auflösung.
2. Optional: Bestehenden Mietvertrag laden — Stammdaten und Namen werden übernommen.
3. Objekt, Vermieter, optional Lage / Zusatz zur Mietsache.
4. Beendigungsdatum.
5. Optional:
   - Aufschiebende Bedingung (Nachmieter-Vertrag) inkl. Datum „neuer Mietvertrag ab“ und Frist
   - Aufhebungsentgelt (Gebühr für vorzeitige Entlassung)
6. Unterzeichner (Anzahl und Namen) — je Person ein eigener Link.
7. Erstellen (kein Credit).

9.2 Prüfphase vor der Unterschrift (Review)

1. Jeder Mieter prüft den Text.
2. Mieter können Änderungen vorschlagen oder den Text akzeptieren.
3. Bei Änderungswünschen: in der Vertragsliste Änderungen prüfen bzw. Aufhebung Bearbeiten.
4. Das Änderungsprotokoll zeigt u. a. „Dokument geöffnet“, Textänderungen und Mail-Versand.
5. Erst wenn alle zustimmen: Unterschrift möglich.

9.3 Unterschrift und Abschluss

Wie beim Mietvertrag: Mieter unterschreiben → Sie freigeben → PDF an alle.

10. Partnerwechsel / Teil-Auszug

Nutzen Sie diesen Weg, wenn mindestens ein Mieter auszieht und mindestens einer bleibt.

10.1 Wann welcher Workflow?

10.2 Assistent (4 Schritte)

1. Schritt 1 — Quelle
   - Bestehenden Vertrag aus der Liste wählen oder
   - Externen Bestandsvertrag erfassen (Papiervertrag, der nicht im System liegt).
2. Schritt 2 — Rollen: pro Person bleibend oder ausziehend.
3. Schritt 3 — Termine: neuer Beginn, Ende des bisherigen Verhältnisses, ggf. Bedingungsfrist.
4. Schritt 4 — Konditionen: übernehmen oder anpassen (Miete, NK, HK, Mindestdauer, Mieterhöhung).
5. Verträge erstellen (derzeit kein Credit-Abzug).

Der Assistent speichert Zwischenschritte lokal (Entwurf).

10.3 Was entsteht?

1. Aufhebungsvertrag — alle bisherigen Mieter und Sie (Partnerwechsel-Klauseln).
2. Neuer Mietvertrag — nur verbleibende Mieter (nahtlose Fortführung).

WGB entfällt (kein neuer Einzug).

10.4 E-Mails

Auf der Erfolgsseite und unter Links & Mailtext verfügbar; Verlauf/Audit für beide Verträge möglich.

11. Mitmieter kommt dazu

Unter Mehr → Mitmieter kommt dazu, wenn ein weiterer Mieter in ein bestehendes Verhältnis eintritt.

Assistent

1. Bestehenden Mietvertrag wählen (abgeschlossen, ohne laufende Auflösung).
2. Neue Mitmieter erfassen (Namen, Kontaktdaten).
3. Stichtag und Konditionen festlegen.
4. Das System erzeugt:
   - Aufhebung des bisherigen Vertrags
   - Neuen Mietvertrag mit allen bisherigen plus neuen Personen
5. Signatur-Links wie gewohnt verteilen.

12. Indexmieterhöhung und Vergleichsmiete § 558

12.1 Indexmieterhöhung (§ 557b)

Unter Mehr → Indexmieterhöhung:

1. Bestehenden Vertrag laden oder Daten manuell eintragen.
2. Schreiben prüfen.
3. PDF herunterladen und/oder digitale Signatur starten (ähnlich wie bei der Aufhebung: Mieter-Links → Ihre Freigabe unter Verträge).

12.2 Vergleichsmiete (§ 558)

Unter Mehr → Vergleichsmiete § 558:

1. Optional Vertrag laden oder Beträge manuell setzen.
2. Das System berücksichtigt die Kappungsgrenze (20 %).
3. PDF-Export des Mieterhöhungsverlangens (ohne Signatur-Workflow).

13. Termine, Übergabe und Kündigungsfristen

13.1 Terminerinnerungen

Unter Mehr → Terminerinnerungen sehen Sie anstehende Prüftermine aus abgeschlossenen Verträgen (z. B. Staffel- oder Indexschritte). Horizont und Dringlichkeit helfen bei der Planung; von dort können Sie zur passenden Aktion wechseln (z. B. Indexschreiben).

13.2 Wohnungsübergabe

Unter Mehr → Wohnungsübergabe:

1. Vertrag/Objekt wählen (Einzug oder Auszug).
2. Zählerstände, Schlüssel, Mängel und Hinweise erfassen.
3. Speichern und als PDF exportieren.

13.3 Kündigungsfristen

Unter Mehr → Kündigungsfristen berechnet der Rechner Fristen nach § 573c BGB (inkl. 3.-Werktag-Regel). Optional können Sie einen Vertrag laden, um Daten vorzufüllen.

14. Vertragsübersicht, Mail und Verlauf

Unter Verträge sehen Sie alle Dokumente. Die Liste aktualisiert sich alle 30 Sekunden.

Aktionen

Badges (Beispiele)

• Dokumenttyp (Mietvertrag / Aufhebung / Index …)
• PW — Partnerwechsel-Workflow
• Bestand — manuell erfasster Bestandsvertrag
• Nachfolger — Fortführungsvertrag
• Rev. — Kostenkorrektur / Neuausfertigung
• Unterschriftenstatus pro Mieter (✓ / ○)
• WGB-Status

15. Wohnungsgeberbestätigung (WGB)

Die WGB (§ 19 BMG) bestätigt dem Mieter den Einzug für die Meldebehörde.

15.1 Automatischer Ablauf

1. Am Mietbeginn (Startdatum = heute) erhalten Mieter bei abgeschlossenen Mietverträgen automatisch eine Einladung.
2. Mieter tragen Einzugsdatum und ggf. Kinder ein.
3. Sie erhalten eine Benachrichtigung.
4. Freigabe: Vertragsliste → WGB oder Link aus der E-Mail.
5. PDF mit Ihrer Unterschrift geht an den Mieter.

15.2 Manuell

• WGB senden in der Vertragsliste (Einladung heute erneut/manuell).
• WGB testen unter Mehr — Ablauf ohne Cron prüfen.

15.3 Wann keine WGB?

• Partnerwechsel / Fortführung ohne neuen Einzug
• Verträge mit Status „WGB nicht erforderlich“

16. Guthaben, Widerruf und Rechnungen

Credits

• 1 Credit = 1 neuer Mietvertrag (Menü Neuer Vertrag)
• Auflösung, Partnerwechsel und Mitmieter-Eintritt verbrauchen derzeit keine Credits
• Manche Konten haben unbegrenztes Guthaben (Anzeige ∞)

Credits kaufen

1. Guthaben öffnen.
2. Rechnungsadresse prüfen/speichern.
3. Paket wählen.
4. Vor dem Kauf: Widerrufsbelehrung lesen und die Checkbox zum Verzicht auf das Widerrufsrecht bei sofortiger Gutschrift bestätigen (erforderlich).
5. Mit PayPal bezahlen → Guthaben + Rechnung.

Die vollständige Widerrufsbelehrung finden Sie auch unter Widerruf (Footer der Website).

Rechnungen

Unter Mehr → Rechnungen Kaufbelege als PDF herunterladen.

17. Einstellungen (E-Mail/SMTP)

Damit das System Mails in Ihrem Namen versendet (Freigabe, PDFs, WGB, Bestätigungen):

1. Einstellungen öffnen.
2. Eintragen: SMTP-Host, Port, Verschlüsselung, Benutzer, Passwort, Absender, Benachrichtigungs-E-Mail.
3. Speichern und Test-Mail senden.

Ohne eigene SMTP-Daten kann ein Plattform-Fallback greifen. Für den Produktivbetrieb: eigene SMTP-Zugangsdaten.

Im Evaluierungsmodus können PDFs das Wasserzeichen „TESTNUTZUNG“ tragen — entfällt bei Unlimited bzw. bezahltem Mietvertrag.

18. Passwort, Konto und Datenschutz

Mandantentrennung: Andere Nutzer sehen Ihre Objekte und Verträge nicht.

Öffentliche Rechtstexte: Impressum, Datenschutz, AGB, Widerruf.

18.1 Wie verschlüsselte Daten aussehen

Kurz für Laien: In der App lesen Sie normal „Max Mustermann“. Auf dem Server liegt dasselbe so, dass ein Diebstahl der Dateien oder der Datenbank keinen lesbaren Vertrag liefert.

Namen in der Datenbank

In der Oberfläche sehen Sie weiter Klartext. Der Zeichensalat gilt nur für die Ablage.

Login-E-Mail und optionaler Benutzername sind ebenfalls verschlüsselt (mv1:). Zum Anmelden liegt zusätzlich ein Blind-Index (Hash) vor — damit das Konto gefunden wird, ohne die E-Mail im Klartext zu speichern. Das Passwort liegt nur als Hash vor (nie als Klartext).

Gespeicherte Vertrags-PDF

Technischer Hinweis (nur für Interessierte): Eine normale PDF-Datei beginnt intern mit %PDF… — das ist kein Geheimcode, sondern der übliche PDF-Anfang (wie „Dies ist ein Word-Dokument“). Unsere Serverdateien beginnen stattdessen mit dem Kennzeichen MVENC1 und sind verschlüsselt. Die App entschlüsselt nur kurz für Download oder E-Mail-Anhang.

19. Custom Features (optional)

Unter Mehr → Features können Mandanten mit freigeschalteter Funktion eigene Zusatzmodule beschreiben und in einer KI-Sandbox entwickeln (verbrauchte Credits je nach Konfiguration). Freigegebene Features erscheinen ggf. als eigener Menüpunkt unter Mehr.

Die Feature-Admin-Ansicht ist nur für den Plattform-Betreiber sichtbar.

20. Was Mieter sehen

Mieter brauchen kein Login. Typische Seiten über Token-Links:

Vermieter-Freigabe-Links (ohne Admin-Login) kommen per E-Mail nach Abschluss der Mieter-Unterschriften (Vertrag, Tierhaltung, WGB-Approve).

21. Häufige Fragen

Wo finde ich die Inflationsprognose?

Unter Neuer Vertrag → Block „Miet-Kalkulator & VPI“. Index-/Staffelmiete darunter bei Automatische Erhöhung. Details: Kapitel 4.

Der Mieter sieht den Vertrag nicht / Link funktioniert nicht

• Link vollständig kopieren.
• Zuerst Dokument öffnen klicken.
• Richtigen Personen-Link verwenden.

Nicht alle Mieter haben unterschrieben

Freigabe erst, wenn alle Slots unterschrieben haben.

Welchen Workflow wählen?

Wasserzeichen „TESTNUTZUNG“

Nur im Evaluierungsmodus. Entfällt bei unbegrenztem Guthaben und bei bezahlten Mietverträgen (Nutzung inklusive).

Partnerwechsel: zwei E-Mails?

Verbleibende: eine Mail mit beiden Links. Ausziehende: nur Aufhebung.

WGB kam nicht am Einzugstag

• Vertrag muss abgeschlossen sein.
• Startdatum = heute (für den Automatismus).
• Bei Partnerwechsel entfällt WGB bewusst.
• Manuell: WGB senden oder WGB testen.

Vertragstext nachträglich ändern?

• Vor der ersten Unterschrift: Vertragstext bearbeiten.
• Nach Unterschriften bei Kosten: Kostenkorrektur / Neuausfertigung.
• Bei Aufhebung: Review-Prozess mit Änderungsvorschlägen.

Vertrag löschen

Unwiderruflich inkl. abhängiger Daten. Fertige Verträge besser behalten.

Was bedeutet „Dokument geöffnet“ im Protokoll?

Der Mieter hat den Link geöffnet und bestätigt, den Text gelesen zu haben — noch keine Unterschrift und keine Änderungswünsche.

22. Feature-Checkliste

Vollständiger Überblick der Nutzerfunktionen:

Schnellübersicht: Typische Abläufe

Neuer Mieter
      → Neuer Vertrag (ggf. VPI / Befristung) → Entwurf prüfen → Links mailen
      → Mieter unterschreiben → Sie freigeben → PDF → am Einzugstag WGB

    Miete an Index anpassen (vor Neuabschluss)
      → Neuer Vertrag → Miet-Kalkulator & VPI → Kaltmiete setzen
      → optional „Indexmiete“ als Vertragsklausel

    Indexanpassung laufender Vertrag
      → Mehr → Indexmieterhöhung → PDF oder digitale Signatur

    Alle ziehen aus
      → Auflösung → Review/Unterschrift → Freigabe → PDF

    Ein Partner zieht aus
      → Partnerwechsel → Aufhebung + neuer MV
      → Ausziehende: Aufhebungs-Mail
      → Bleibende: eine Mail mit beiden Links

    Mitmieter kommt dazu
      → Mehr → Mitmieter kommt dazu → Aufhebung + neuer MV für alle

    Text vor Signatur anpassen
      → Verträge → Vertragstext bearbeiten

    Miete nach Signatur korrigieren
      → Verträge → Kostenkorrektur / Neuausfertigung
    

Stand: Juli 2026 — Mietverwaltung andreasprinz.de