Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

2. Abgrenzung: Eigene Datenverarbeitung vs. Auftragsverarbeitung (SaaS)

Bei der Nutzung unserer Plattform muss datenschutzrechtlich zwischen zwei Arten der Verarbeitung unterschieden werden:

3. Erfassung allgemeiner Informationen beim Website-Besuch (Server-Logfiles)

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Hierzu gehören:

• Verwendeter Browsertyp und Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (Referrer)

Rechtsgrundlage und Zweck: Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der fehlerfreien Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

4. Externe Dienste und CDN-Ressourcen

Für Darstellung, Bedienbarkeit und Zahlungsabwicklung binden wir Dienste externer Anbieter ein. Dabei kann Ihr Browser eine Verbindung zu Servern außerhalb unseres Hosting aufbauen; der jeweilige Anbieter erhält dabei mindestens Ihre IP-Adresse und technische Browser-Informationen.

a) Tailwind CSS (CDN)

Für eine sichere, schnelle und optisch ansprechende Darstellung unserer öffentlichen Seiten (Landingpage, Impressum, Datenschutz) nutzen wir das CSS-Framework „Tailwind CSS“ über das Content Delivery Network cdn.tailwindcss.com. Beim Aufruf dieser Seiten baut Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern des CDN-Anbieters auf.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unserer Online-Angebote (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

b) Google Web Fonts (Schriftart „Inter“)

Zur einheitlichen typografischen Darstellung laden wir die Schriftart „Inter“ dynamisch von den Servern von Google. Dazu werden in Ihrem Browser u. a. folgende Verbindungen aufgebaut:

• fonts.googleapis.com (Abruf der CSS-Definitionen)
• fonts.gstatic.com (Abruf der Schriftdateien)

Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Muttergesellschaft: Google LLC, USA). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Google kann diese Daten u. a. zur Bereitstellung der Schrift, zur Fehleranalyse und — je nach Konfiguration — zu eigenen Zwecken verarbeiten; eine Verarbeitung in den USA ist nicht auszuschließen.

Die Google-Web-Fonts werden auf der Landingpage, in öffentlichen Informationsseiten sowie im geschützten Verwaltungsbereich (Admin-Oberfläche) eingebunden.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einer einheitlichen, lesbaren und professionellen Darstellung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Weitere Informationen: Google-Datenschutzerklärung.

c) jsDelivr (Bootstrap & Signature Pad)

Auf Seiten zur digitalen Vertragsprüfung, Unterschrift und Wohnungsgeberbestätigung (z. B. Signatur-Formulare für Mieter) laden wir JavaScript- und CSS-Bibliotheken über das CDN cdn.jsdelivr.net (Anbieter: jsDelivr und beteiligte Open-Source-Projekte; u. a. Bootstrap für Layout und Signature Pad für die Erfassung digitaler Unterschriften). Beim Aufruf dieser Seiten wird Ihre IP-Adresse an jsDelivr übermittelt.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse bzw. — soweit Sie als Mieter den Signaturprozess nutzen — Vertragserfüllung im Auftrag Ihres Vermieters (Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. b DSGVO).

5. Zahlungsabwicklung über PayPal (Pay-per-Use / Credits)

Für unser Pay-per-Use-Modell (Erwerb von Credits zur Nutzung einzelner Funktionen) setzen wir den Zahlungsdienst PayPal ein. Wenn Sie Credits kaufen, werden Sie im Checkout zu PayPal weitergeleitet bzw. es wird das PayPal-Zahlungs-Widget eingebunden. Die Zahlung erfolgt ausschließlich, wenn Sie den Kauf aktiv auslösen.

Anbieter ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. PayPal verarbeitet insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse Ihres PayPal-Kontos
• Zahlungs- und Transaktionsdaten (Betrag, Zeitpunkt, Status)
• Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen)

Wir erhalten von PayPal nur die Informationen, die zur Bestätigung der Zahlung und Gutschrift der Credits erforderlich sind (z. B. Transaktions-ID, Betrag, Zahlungsstatus). Kreditkarten- oder Kontodaten, die ausschließlich bei PayPal eingegeben werden, speichern wir nicht.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie ggf. berechtigtes Interesse an einer sicheren, etablierten Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Weitere Informationen: PayPal-Datenschutzerklärung.

6. Registrierung, Login und Account-Verwaltung

Wenn Sie ein Konto auf unserer Plattform erstellen, erheben wir folgende Daten:

• Name / Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (dieses wird kryptografisch sicher gehasht gespeichert und ist für uns nicht im Klartext einsehbar)

E-Mail-Versand und Google Workspace

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Einladungen zur digitalen Unterschrift, Benachrichtigungen an Vermieter und Mieter, Systemhinweise) nutzen wir den E-Mail-Dienst Google Workspace (SMTP: smtp.gmail.com). Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Muttergesellschaft: Google LLC, USA).

System-Versand (Fallback): Haben Sie als Mandant keine eigenen SMTP-Daten hinterlegt, versendet unsere Plattform E-Mails über unser Google-Workspace-Konto im Namen der Plattform (Absender z. B. no-reply@andreasprinz.de). Inhalt und Empfänger richten sich nach Ihren Vorgaben in der Anwendung (z. B. Mieter-E-Mail-Adressen, Signatur-Links).

Eigener SMTP (optional): Sie können alternativ eigene SMTP-Zugangsdaten hinterlegen — auch solche eines Google-Workspace-Kontos oder eines anderen Anbieters. In diesem Fall erfolgt der Versand über Ihren gewählten Mail-Dienst; wir speichern Host, Benutzername und Absender, das SMTP-Passwort verschlüsselt (libsodium).

Beim E-Mail-Versand werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• E-Mail-Adressen von Absender und Empfänger
• Name / Anrede (sofern im Vertrag hinterlegt)
• Betreff und Inhalt der Nachricht (inkl. Links zu Vertrags- und Signaturseiten)
• Technische Übermittlungsdaten (IP-Adressen, Zeitstempel, SMTP-Protokolldaten beim Provider)

Google verarbeitet diese Daten als technischer Dienstleister beim Transport der Nachricht. Eine Verarbeitung in Drittländern (insbesondere USA) ist nicht auszuschließen; Google stützt sich hierfür u. a. auf die EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung gegenüber registrierten Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). E-Mails an Mieter im Rahmen von Vertragsprozessen verarbeiten wir im Auftrag Ihres Vermieters (Art. 28 DSGVO); Verantwortlicher gegenüber den Mietern bleibt der Vermieter.

Weitere Informationen: Google Workspace – Auftragsverarbeitung · Google-Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage (Account-Daten): Die Verarbeitung Ihrer Registrierungs- und SMTP-Einstellungen erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Protokollierung und Beweissicherung bei Vertragsabschlüssen (Audit-Trail)

Um die rechtliche Gültigkeit von Verträgen abzusichern und nachweisen zu können, dass Vertragsparteien (insbesondere Mieter) ausreichend Zeit zur Prüfung der Dokumente hatten (Vermeidung von Überrumpelungssituationen), nutzen wir einen revisionssicheren Audit-Trail.

Wenn ein Mieter nach explizitem Klick auf einen Verifizierungsbutton ein Vertragsdokument zur Prüfung öffnet oder digital signiert, protokollieren wir dieses Ereignis. Hierbei erfassen wir neben dem Zeitpunkt (Zeitstempel) auch die IP-Adresse und den verwendeten Browser (User-Agent) des zugreifenden Endgeräts.

Diese forensischen Daten werden strikt zweckgebunden in der Datenbank gespeichert. Sie werden dem Vermieter (Mandanten) im regulären Dashboard nicht im Klartext angezeigt, sondern dienen ausschließlich der Beweissicherung für den Fall rechtlicher Auseinandersetzungen (z. B. wenn der Aufruf oder die Unterschrift nachträglich bestritten wird).

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der rechtssicheren Protokollierung von Willenserklärungen und der Abwehr von Rechtsansprüchen).

8. Einsatz von Cookies und Session-Management

Wir verwenden auf unserer Plattform sogenannte Session-Cookies. Diese sind technisch zwingend erforderlich, um Sie nach einem erfolgreichen Login über verschiedene Unterseiten hinweg als authentifizierten Nutzer (Mandanten) zu identifizieren und die strikte Datentrennung (Multi-Tenancy) sicherzustellen.

Diese Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten und verfallen automatisch, sobald Sie sich ausloggen oder Ihren Browser schließen. Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies ein.

Beim Erwerb von Credits über PayPal können zusätzlich Cookies oder vergleichbare Technologien durch PayPal gesetzt werden, sobald Sie den Zahlungsvorgang starten (vgl. Abschnitt 5).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung der geschützten Nutzerbereiche).

9. Serverseitige Datenabfragen (VPI / Destatis)

Eingeloggte Vermieter können optional Verbraucherpreisindex-Daten (VPI) über die öffentliche Schnittstelle GENESIS-Online des Statistischen Bundesamtes (Destatis) aktualisieren lassen. Diese Abfrage erfolgt serverseitig von unserem System aus; Ihr Browser baut dabei keine direkte Verbindung zu Destatis auf. Es werden keine personenbezogenen Mieterdaten an Destatis übermittelt.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an aktuellen Indexwerten für die Mietkalkulation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. Vertragserfüllung gegenüber registrierten Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Speicherdauer und Löschung von Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erreichung der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- oder steuerrechtlicher Art) bestehen. Wenn Sie Ihren SaaS-Account kündigen und löschen, werden Ihre Account-Daten sowie alle von Ihnen angelegten Mietverträge, Mieterdaten und Abstimmungsprotokolle unwiderruflich aus unserer Datenbank gelöscht.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sofern Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter der in Abschnitt 1 angegebenen E-Mail-Adresse. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.